ZA Zahnärztliche Abrechnungsgesellschaft AG

Um mehr Zeit für die Beratung und Behandlung der Patienten zu haben, lassen viele Zahnärzte ihre Abrechnungen von Dienstleistern abwickeln. Einer davon ist die ZA Zahnärztliche Abrechnungsgesellschaft AG (ZA AG) aus Düsseldorf. [...]

Im Markt für Dienstleistungen zur Abrechnung der zahnärztlichen Praxis herrscht starker Wettbewerb. Um kundenorientierter arbeiten zu können, beschloss die ZA AG, ihren Vertrieb zu optimieren.

„Um die Kundenzufriedenheit zu stärken, wollten wir die Abwicklung der Fakturierung beschleunigen und neue Angebote einführen“, erinnert sich Marko Rottluff, IT-Leiter der ZA AG. „Das erforderte es, unser ITSystem auf diese Herausforderungen auszurichten.“ Geplant war einmal, ein internes CRM-System aufzubauen. Zudem sollte ein webbasiertes Kundenportal den Zahnärzten einen aktuellen Einblick in ihre Abrechnung ermöglichen. „Das Portal war auch als strategisches Element gedacht, um langfristig Patienten, Kunden und Krankenkassen zu vernetzen und so die Kommunikation zu vereinfachen“, erläutert Rottluff. Zudem galt es, Schnittstellen zum Abrechnungssystem zu schaffen, das auf IBM AS/400 und DB2 basiert.

Bislang bekamen die Zahnärzte zur Abrechung ein Tool, das sie auf ihren Rechner in der Praxis installieren mussten. Per FTP-Server schickten die Zahnärzte dann ihre aktuellen Daten für die Abrechnung an die ZA AG.
Bei der Abrechnungsgesellschaft selbst waren Hard- und Software teilweise acht Jahre alt. So gab es drei Server mit MicrosoftWindows Server 2000, 15 mit Windows Server 2003. Auch Microsoft Office und Microsoft Exchange Server wurden in Version 2003 genutzt.

Parallel war die ZA AG seit 2003 stark gewachsen. Vormals hatte sie 70 Lizenzen im Einsatz, nun waren es 120, die es weiterhin im Rahmen des Lizenzmodells Microsoft Open License bezog. Angesichts der umfangreichen Vorgaben war dem IT-Management klar, dass eine komplette Neuentwicklung ins Haus stand. „Es ging um eine Investition in die Zukunft“, bekräftigt Rottluff.

Weil das eigene IT-Team bereits mit der Administration der stark gewachsenen IT ausgelastet war, entschied sich das Management der ZA AG dafür, die neue IT-Strategie mithilfe des Microsoft-Partners PRIM Management Consult GmbH zu entwickeln.

Die Analyse der künftigen Anforderungen zeigte, dass eine wesentliche Aufgabe darin bestand, die verschiedenen Systeme zur Vertriebsorganisation besser zu verzahnen. Das CRM-System, das Kundenportal und das Abrechnungssystem sollten in einem neuen Workflow eingebettet werden.
Erster Schritt auf dem Weg zu einem neuen Architekturmodell war im Dezember 2010 der Start eines Software Asset Management-Projekts. [...]

„SAM versetzte die ZA AG durch die klare Analyse der Situation in die Lage, eine IT-Strategie für die kommenden Jahre zu formulieren, die sich am tatsächlichen Unternehmensbedarf und den bevorstehenden Herausforderungen orientiert“, erläutert Kienel.

Kern der neuen IT-Infrastruktur ist ein zentrales Internetportal auf Basis von Microsoft SharePoint Server 2010. Hinzu kommen Microsoft Dynamics CRM 2011 für die internen Vertriebsprozesse, Microsoft Exchange Server 2010 für das Mailsystem und Microsoft Forefront Threat Management Gateway (TMG) für die Sicherheit.


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